リファレンスチェックの効果的な質問内容は？実施のポイントも紹介

近年、採用を判断する際の基準の一つとして、不足している応募者の情報が得られる「リファレンスチェック」が注目されています。しかし初めてリファレンスチェックを実施する際は、質問内容に悩む企業も少なくないでしょう。

そこで本記事では、リファレンスチェックの目的、実施の流れ、効果的な質問内容、実施する際の注意点などについて紹介します。初めてリファレンスチェックを導入する際の参考にしていただければ幸いです。

リファレンスチェックの目的

リファレンスチェックとは、応募者の前職での勤務状況や人となりなどについて、前職での関係者などに確認をとる調査のことです。リファレンスチェックの主な目的を見ていきましょう。

職歴や経歴の詐称がないかを確認する

履歴書や職務経歴書に記載されている内容に、嘘の申告や過大な表現がないかを、本人以外の人物へ事実確認することが、リファレンスチェックの目的の一つです。応募者の在籍期間や当時の勤怠状況、業務スキル、性格などに相違がないかを確認します。

採用が決まってから応募者の経歴詐称が発覚しても、会社側はすぐに解雇できません。そこで、採用前にリファレンスチェックを行うことで、パフォーマンスやコンプライアンス意識が低いなど、経歴詐称者を雇用した場合のさまざまなリスクを回避するメリットがあります。

下記の記事では、応募者の経歴詐称対策について詳しく解説しています。

＜関連記事＞【採用担当者向け】経歴詐称されやすい項目や採用前の見抜き方とは？

お互いのミスマッチを防ぐ

入社後に企業が思い描いていた人材像とのギャップやミスマッチが生じると、企業側だけでなく応募者にとっても不利益となりかねません。そのような事態を防ぐには、実際に保有するスキルなどを把握することが重要です。

リファレンスチェックを行えば、保有スキルや前職における職務遂行能力などが確認できるため、企業が求める人材とのミスマッチが防げるほか、配属先などを決める際にも役立ちます。

入社後のギャップやミスマッチへの対策について詳しく知りたい人は、下記の記事もご覧ください。

＜関連記事＞入社後のギャップはなぜ起こる？早期離職を防ぎ採用を成功させる対策とは

書類や面接でわからない部分を確認する

書類選考や面接で知れる情報には限界があり、わからない部分も多くあります。また、応募者全員が自分の長所や短所、職務遂行能力を的確に説明できるとは限りません。

リファレンスチェックを行えば、一緒に働いたことのある第三者からの客観的な評価によって、応募者の人となりを確認できます。応募者自身では伝えきれなかった情報の不足を補完し、応募者の強みをアピールしてもらったり、苦手な事柄を確かめたりできるのがリファレンスチェックのメリットの一つといえるでしょう。

信頼関係を構築する

応募者の経歴に差異がないことが第三者の証言によって裏付けされることで、企業側の安心感は高まります。応募者にとっても、企業側に自身をより深く知ってもらえるため、信頼関係が構築しやすくなります。

お互いをより深く知ることで採用のミスマッチが減り、職場にも馴染みやすくなるはずです。また、強みとなるスキルや不足しているスキルをあらかじめ把握できるため、入社後に活躍できる環境を用意しやすくなり、結果的に早期の離職防止にもつながるでしょう。

リファレンスチェック実施の流れ

続いて、リファレンスチェックを実施する際の手順を紹介します。あらかじめイメージしておくと、準備がしやすくなるでしょう。

応募者にリファレンスチェック実施の同意を得る

リファレンスチェックは、採用の選考中または内定後に行われますが、どのタイミングでリファレンスチェックを実施するかは企業によって異なります。リファレンスチェックは、応募者の個人情報を取り扱うため、事前に必ず実施の旨を応募者に伝え、承諾を得てから行います。

リファレンスチェックは義務ではないため、応募者は実施に同意をしなくても問題ありません。ただし、リファレンスチェックはお互いを深く知るための手段ともいえます。内定が決まっており、隠したい事情がないのであれば、リファレンスチェックを受けておくことで、早い段階で職場に馴染みやすくなります。

リファレンス先を決定する

次に、リファレンスチェックの調査先を選びます。リファレンス先を決定する際は、企業が探す場合と、応募者が紹介する場合の2通りがあります。

応募者がリファレンス先を紹介する場合は、企業側からリファレンス先を紹介してほしい旨を応募者に伝えます。応募者がリファレンス先を紹介したあとは、企業側がすべてのやり取りを行うため、応募者がリファレンスチェックそのものに関与することはありません。

企業がリファレンス先を探す場合は、業界のネットワークを使って探したり、調査会社を利用してリファレンス先を探したりと、手法はさまざまです。調査会社を利用する場合は、リファレンスチェックまで含めて委託することが多いです。

リファレンスチェックは、主に現職や前職の上司2名ほどに依頼するケースが一般的です。応募者が上級管理職など、上司が役員でリファレンスチェックが難しい場合などは、部下に頼むケースもあります。

リファレンスチェックを実施する

リファレンス先が決まったら、企業とリファレンス先の間で日程調整を行い、リファレンスチェックを実施します。リファレンスチェックは電話や面談、書面、メールなどの手法がとられます。

電話やオンライン面談の場合は、15分程度で実施するケースがほとんどです。メールや書面でリファレンスチェックを実施する場合は、期日を決めてリファレンスチェックの回答を送付してもらいます。

リファレンスチェックに効果的な質問内容

リファレンスチェックに効果的な質問内容は、主に3つあります。どのような内容かを紹介します。

勤務状況・勤務態度について

在籍期間の確認や、働きぶりなどを確認します。具体的には、以下のような質問があります。

• 候補者の在籍期間はいつからいつまででしたか？
• 候補者は遅刻や欠勤などはありませんでしたか？
• 候補者の役職や仕事内容に間違いはありませんか？
• 候補者の退職理由に間違いはありませんか？

人物像・コミュニケーション能力について

コミュニケーション能力や性格面を確認すれば、面接の限られた時間ではわからない人物像を知ることができます。具体的には、以下のような質問があります。

• 候補者とはどのような関係性でしたか？
• 周囲とのコミュニケーションは良好でしたか？
• 候補者のストレス耐性やメンタル面において懸念事項などはありますか？
• 候補者とまた一緒に働きたいと思いますか？

実績・スキルについて

実績や所有スキル、一緒に働いた第三者にしかわからない長所、短所、能力などを確認します。具体的には、以下のような質問があります。

• 候補者の強み・弱みを教えてください。
• 候補者の貢献により最も向上した実績値やKPIを教えてください。
• 急な対応や課題があった際、候補者はどのように対応しましたか？
• 候補者にリーダーシップ能力や、部下の教育能力はありますか？

h2:採用企業がリファレンスチェックを実施する際の注意点

最後に、採用担当者がリファレンスチェックを実施する際の注意点を紹介します。トラブルを避けるためにも、必ず押さえておきましょう。

h3:実施には候補者の同意が必要

リファレンスチェックで取得する内容は個人情報にあたるので、無断で実施すれば個人情報保護法に抵触します。

特に、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実などを指す「要配慮個人情報」には注意が必要です。法の第18条第3項に規定されている場合を除き、要配慮個人情報の取得には本人の同意が必要で、採用活動は除外される場合に該当しないため、同意なく応募者の個人情報を取得できません。

また情報の取得に際して、利用目的を通知することも義務付けられているので、リファレンスチェックを行う際は用途を明示したうえで同意を取得するようにしましょう。

（参考：「個人情報の保護に関する法律」https://laws.e-gov.go.jp/law/415AC0000000057）

リファレンスチェックが違法にあたるかについて詳しく知りたい人は、下記の記事もご覧ください。

＜関連記事＞【第二弾】リファレンスチェックは違法なのか？弁護士に直接聞いてみた

内定の取り消しには合理的な理由が必要

リファレンスチェックで採用への懸念点が見つかったからといって、どのような理由でも内定を取り消せるわけではありません。少なくとも、内定を決める時点で知っていたら採用しなかっただろう、と社会通念上認められるような重大な詐称があるなどの理由が必要となります。

何が合理的で何が重大かについては、法律の専門家による個別の検討が必要ですが、例として以下のような事柄が挙げられます。

• 大きな経歴詐称があった
• 業務上必須である資格や業務経験を有していなかった
• 前職で重大な懲戒処分を受けたことを隠していた
• 過去に社会的に重大なトラブルを起こしていた
• 反社会的勢力とのつながりがあった

客観的に見て、合理的な理由がない場合の内定取り消しは「解雇権の濫用」にあたる恐れがあるため注意が必要です。

効果的なリファレンスチェックの質問内容を用意し、有意義な採用へ

リファレンスチェックを行えば、書類や面接だけではわからない部分まで、応募者のことを深く知ることができます。

リファレンスチェックを実施する際は、必要な質問内容をまとめておき、企業が知りたい情報を効果的に得られるようにすることが重要です。リファレンスチェックの経験がない場合や、どのように進めて良いかわからない場合は、簡単かつ効率的にリファレンスチェックを実施できる、リファレンスチェックサービスを利用するのもおすすめです。

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