退職代行を使われたら？企業の対処法3ステップと予防策を解説

コラム

2024.11.11

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近年、退職代行サービスの利用が急増しており、社員からの「突然の退職依頼」に戸惑う企業も少なくありません。退職代行サービスは、従業員と企業の関係性や職場環境に深刻な問題がある可能性を示唆しており、企業にとって看過できない課題だといえます。

そこで当記事では、退職代行サービスの概要と企業への影響を解説し、適切な対処法と予防策も紹介します。退職代行を使われて困っている場合や、今後の対処法・予防策を知りたい場合は、ぜひ参考にしてください。

退職代行とは

退職代行サービスは、従業員に代わって退職手続きを行う、新たな形態の仲介業務です。ここでは、退職代行サービスの定義やしくみ・需要増の背景・企業に与える影響について解説します。

退職代行サービスのしくみ・定義

退職代行サービスは、従業員の代理として企業との交渉や手続きを行う仲介業務であり、退職プロセスをスムーズに進行させることを目的としています。利用者である従業員は、会社側と対面せずに退職できるため、心理的負担の軽減が利点です。また、退職に関する法的アドバイスが提供されるケースも見受けられます。

退職代行が増加する社会的背景

退職代行が増加する社会的背景として、各種ハラスメントや長時間労働といった職場環境の悪化、コミュニケーション不足などが挙げられます。働き方の多様化や、労働者に対する権利意識の高まりも背景にあるでしょう。「インターネットの普及」や「SNSでの口コミ効果」なども影響しており、サービスの認知度が急速に上昇しています。

退職代行が与える企業への影響

退職代行を使用されると、「突然の退職による業務への支障」「企業イメージの低下」「残された従業員のモチベーション低下」などが懸念されます。また、退職理由が明確にならないため、組織の問題点を把握し、改善することが困難になる可能性があるでしょう。人材流出による競争力低下や、採用コストの増加なども考えられます。

退職代行使用への3ステップアプローチ

退職代行サービスへの対応は、企業の姿勢と将来を左右する重要な局面だといえます。そのため、冷静かつ適切な対応が必要です。従業員に退職代行サービスを使用された場合には、以下の3ステップで効果的に対処しましょう。

【ステップ1】冷静な初期対応

まずは退職代行業者からの連絡を冷静に受け止め、法的観点を踏まえた適切な対応を行います。ここでは、感情的にならず、プロフェッショナルな態度を維持することが重要です。

退職代行業者からの連絡を受けた際の注意点

連絡を受けた際には、業者の身元確認を行い「正当な代理人であること」をチェックします。正当な代理人でない場合、不正や詐欺の可能性・法的リスク・意思の誤認といった可能性があります。連絡内容を記録し、関係部署と情報共有を行うことも大切です。退職代行業者との会話は録音されている可能性があるため、発言には注意しましょう。

法的観点からの適切な対応

退職代行業者から連絡があった際には、労働基準法や就業規則に基づいた対応をします。退職の意思確認や退職日の設定など、法令に則った手続きを進めましょう。退職金の算定や引継ぎ期間の設定など、細かな点にも注意が必要です。顧問弁護士などに相談し適切なアドバイスを得ることで、法的リスクを最小限に抑えられるでしょう。

【ステップ2】従業員との直接対話

従業員との直接対話は、退職の真意を理解し、問題解決の可能性を探る重要な機会です。ただし、従業員の意思を尊重した適切なアプローチも求められます。ポイントは、以下のとおりです。

直接対話の重要性と進め方

直接対話は、退職の真意や理由を把握し、問題解決の可能性を探る重要な要素です。対話することで、誤解の解消や職場環境の改善につながる可能性があります。対話を拒否された場合は強制せず、書面の送付や第三者の介入といった代替手段を検討すると良いでしょう。適切な対応が、将来の関係性や企業評判を左右するといっても過言ではありません。

コミュニケーションの際の留意点

従業員との対話では、相手の意思を尊重したうえで、威圧的な態度や強引な引き留めは避けます。傾聴の姿勢で臨み、不満や悩みを理解する努力が必要です。また、プライバシーに配慮し、情報漏えいを防ぐ意識も重要です。丁寧な対応が従業員との信頼関係を維持し、円滑な退職プロセスや、将来に向けた良好な関係につながります。

従業員の引き留めを検討する際のアプローチ

退職理由が職場環境や待遇に関する場合、改善策を提案し、再考の余地を確認します。キャリアパスの提示や新たな役割付与など、意欲向上につながる選択肢の用意も効果的です。ただし、最終的には従業員の意思を尊重することが重要です。相手の立場に立ち、誠意ある対応を心がけましょう。

【ステップ3】退職手続きの適切な実施

最後に、法令を遵守しながら退職手続きを適切に実施します。円滑な引継ぎと、セキュリティ面への配慮など、具体的なポイントをご紹介します。

法令遵守の重要性

退職手続きは、労働基準法や就業規則に基づいて適切に行うことが重要です。退職日の設定・有給休暇の消化・退職金の計算など、法令に則り対応します。社会保険や雇用保険の手続きも、忘れずに実施しましょう。法令遵守は企業の信頼性を高め、将来的なトラブル防止にもつながります。退職者の権利を尊重し、公正な対応を心がけましょう。

スムーズな引継ぎと退職手続きのポイント

円滑な業務引継ぎのため、適切な退職期間を設定します。重要情報や顧客関係など、引継ぎ事項を明確にし、チェックリストを作成すると良いでしょう。退職者の機密情報へのアクセス権限の削除など、セキュリティにも配慮します。スムーズな引継ぎと退職手続きによって、業務の継続性が保たれ、退職者と会社双方にとって円滑な移行が実現します。

退職代行を使用されないための予防策

退職代行サービスの利用を防ぐには、職場環境の改善やコミュニケーションの強化が重要です。退職代行を使用されないための予防策について見ていきましょう。

職場環境の改善

労働時間の適正化やハラスメント対策など、働きやすい環境づくりに努めましょう。従業員の声を積極的に聞き、課題を把握して改善する体制を整えることが大切です。ワークライフバランスの推進や福利厚生の充実など、従業員満足度向上への取り組みも重要です。職場環境の改善に向けた施策により、従業員の定着率や生産性の向上が期待できます。

コミュニケーションの強化

定期的な面談や意見交換する場など、従業員の悩みや要望を早期に把握できる機会をつくります。そして、上司と部下、同僚間のコミュニケーションを活性化させ、風通しの良い職場づくりを目指しましょう。匿名での意見投稿システムなど、気軽に意見を表明できるしくみの導入も効果的です。良好なコミュニケーションは、組織の一体感と生産性を高めます。

退職制度の見直し

退職の意思表示から退職日までの期間や手続きを明確化し、従業員が退職しやすい環境を整えましょう。退職時の面談を制度化し、退職理由の把握や問題点の改善に活かすことも大切です。円満退職者の再雇用制度など、柔軟な人材活用の検討も有効だといえます。適切な退職制度は、企業イメージの向上と将来的な人材確保にもつながります。

リファレンスチェックサービスの活用

採用プロセスにリファレンスチェックサービスを取り入れることで、応募者の「過去の勤務実績」や「退職理由」を客観的に確認できます。組織に適合した人材の見極め、早期退職のリスク軽減が可能になるでしょう。また、リファレンスチェックは単なる事実確認だけでなく、応募者の強みや成長の可能性を把握する機会にもなります。同時に、自社の退職者情報も適切に管理し、将来的な再雇用の可能性を視野に入れることも重要です。