リファレンスチェックを頼めない理由と拒否時の対処法

リファレンスチェックを頼めないというケースも、ときにはあります。依頼が拒否されるには理由があるので、採用企業は理由に応じた対処が必要です。本記事では、リファレンスチェックが断られる主な理由と拒否された場合の対処法、頼めない場合の対処をするうえでの注意点を解説します。

リファレンスチェックを拒否される理由とは？

リファレンスチェックが拒否される要因は、3つあります。候補者、推薦者（リファラー）、リファレンス先企業というリファレンスチェックに関与する関係者です。それぞれの立場でリファレンスチェックを避けたいという理由があります。リファレンスチェックが合否に影響するからこそ、起こりうることだと理解しましょう。詳しく見ていきましょう。

候補者の理由

候補者にリファレンスチェックを断られてしまう場合、主に次のような理由が考えられます。

・適切な推薦者が見つからない

・推薦者の承諾を得ていない

・ほかの推薦者に依頼しようとしている

・誇張や虚偽の学歴、経歴、実績がある

・推薦者のなりすましや替え玉

よくあるのは、候補者が推薦者を誰に頼むか悩んでいる、迷っているという場合です。できる限り自分に有利な推薦者を選びたいという考えが行き過ぎてしまうと、推薦者本人の承諾を得ずに採用企業に連絡してしまったり、途中でほかの推薦者に変えようとしたりすることもあります。

中には、学歴や経歴、実績に誇張や虚偽があり、推薦者を通して確認されると困るという事情が絡んでいることもあります。まれに、推薦者のなりすましや替え玉も発生するようです。経歴詐称は詐欺罪に問われる可能性があり、熱意の向け方を誤ってしまったケースだといえるでしょう。

推薦者（リファラー）の理由

リファレンスチェックに応じるかどうかは任意のため、推薦者の判断次第です。推薦者にリファレンスチェックを拒否される理由には、次のようなものがあります。

・業務多忙で依頼に応じている時間がない

・転職や転居で状況が変わり、時間的、心理的に余裕がない

・候補者との関係性で断り切れなかった

・推薦者として情報提供することに責任を感じる

・実は候補者の転職活動に非協力的

推薦者からの拒否理由として多いのは、業務多忙です。協力したい気持ちはあるものの、実際に応じている時間がないという事情によるものです。仮に推薦者を快く引き受けたとしても、転職や転居といった状況の変化で依頼に応じられなくなることも起こりえます。

候補者が上司で断りにくかったなど、候補者と推薦者の関係性で推薦者が引き受けざるを得なかったというケースがある一方で、推薦者として候補者の採用可否に関わることに対する責任感から、遠慮する場合もあります。

候補者から依頼され、推薦者として協力することを約束したものの、実は候補者の転職活動に非協力的だったというパターンもあると理解しておきましょう。

リファレンス先企業の理由

リファレンス先企業から対応を拒否される理由は、次のようなものです。

・候補者を引きとどめたい（現職の場合）

・依頼に応じる必要はないと理解している

・業務多忙

・リファレンスチェックのことをよく知らない

・個人情報保護の観点から情報流出を懸念している

企業に断られる理由の多くは、候補者の退職を慰留中で、候補者に転職してほしくないからだといえます。前々職以前の企業など、すでに候補者が退職している場合には起こりえません。リファレンスチェックは任意のため、応じる必要がないと理解している場合や業務多忙で応じられないという理由もあります。

リファレンスチェックのことをよく知らないために断られることも、知っているうえで個人情報保護の観点から協力を避けている場合もあるでしょう。リファレンス先企業にも事情や考え方があり、リファレンスチェックを頼めない場合があると知っておくことが大切です。

リファレンスチェックを拒否された場合の対処法

リファレンスチェックを頼めないのは、候補者、推薦者、リファレンス先企業それぞれの立場から理由があるとわかりました。ここでは、それを踏まえてどのように対処したらいいかを解説します。

候補者が断った場合の対処

候補者がリファレンスチェックを避けようとする場合には、理由を確認しましょう。その際に大切なのは、候補者を責めずに理由を聞くことです。どのような理由でリファレンスチェックを嫌うのかがわかれば、対策を講じられます。

適切な推薦者が見つからない場合には、どこで探すと良いのか提案しましょう。推薦者と連絡がとれていないなどの場合は、期限を設けて待つのが賢明です。候補者に学歴や経歴詐称、虚偽の推薦者を立てている疑いがある場合に備えて、どのように対処するかを決めておきましょう。

推薦者（リファラー）やリファレンス先企業が断った場合の対処

推薦者やリファレンス先企業から拒否された場合、候補者に別の推薦者を提案してもらいます。すぐに推薦者候補が何人か挙がってくる場合には問題ありませんが、推薦者探しに手間どっているようであれば選び方や探し方をサポートしましょう。

業務多忙の場合には、推薦者の負担が軽い方法で回答を求めるという方法もあります。例えば、電話での聞き取りやメール、Webフォームによるアンケート回答などです。負担が少ないとわかれば、検討してもらいやすくなる可能性があります。

推薦者の選び方や探し方については、下記の記事をご覧ください。

＜関連記事＞リファレンスチェックは誰に頼むといい？推薦者の選び方

リファレンスチェックを頼めない場合の注意点

リファレンスチェックを頼めないとわかった場合、次のアクションをとる前に確認しておきたいことを注意点としてとり上げます。

推薦者（リファラー）が見つからない場合

推薦者は現職関係者だけではありません。前職やそれ以前の関係者なども候補になります。リファレンスチェックで候補者の何を確認したいのかが、推薦者が見つからない場合に立ち返る原点です。

1人の候補者に対して推薦者の人数を決めておくのか、有力な情報が得られそうな推薦者がいない場合には見送るのかなど、どこまでリファレンスチェックに頼るのかを決めておきましょう。適任者が見つからない場合、性格診断や適性検査といった代替手段を検討するという方法もあります。

リファレンスチェックを頼める人がいない場合の代替手段については、下記の記事をご覧ください。

＜関連記事＞リファレンスチェックを頼める人がいないと不採用？その対処法とは

違法にならないために確認しておきたいこと

採用企業として気を付けたいのは、違法行為をしないことです。リファレンスチェックに関しては、次の2つの法律に注意しましょう。

・個人情報保護法違反：候補者の同意なく推薦者に連絡

・労働基準法違反：リファレンスチェックの拒否を理由に内定取り消し

リファレンスチェックは、候補者の同意なく採用企業が実施してはいけません。同意をめぐる水掛け論にならないよう、リファレンスチェック実施に対する同意書など、記録を残すことをおすすめします。

また、リファレンスチェックに応じないことを理由として、採用企業が候補者の内定を取り消すことも禁止されています。リファレンスチェックの無理強いも避けましょう。

リファレンスチェックは違法なのか、どこから違法になるのかについては、こちらの記事で解説しています。

＜関連記事＞リファレンスチェックは違法なのか？弁護士に直接聞いてみた

頼めない場合の対策も万全なリファレンスチェックサービス

リファレンスチェックは、必ずしも理想的な推薦者や希望する推薦者から回答が得られるとは限りません。頼めないという局面に向き合うこともあります。そのような場合には、理由を確認して対処しましょう。

リファレンスチェックサービスなら、リファレンスチェックを拒否されても万全の対策を講じています。実績豊富な「TRUST POCKET」は、リファレンスチェックを頼めない場合の対応も心配の必要がありません。