リファレンスチェックは在職中の候補者にも可能？知られないための注意点

在職中のリファレンスチェックは実施できますが、現職への連絡には慎重な配慮が必要です。
現職の上司や同僚、部下などにリファレンスチェックの回答を依頼すると、候補者の転職活動を勤務先に知られる可能性があります。

候補者本人への事前説明と同意に加え、推薦者の選び方や実施時期、連絡方法にも十分配慮しなければなりません。本記事では、在職中の候補者にリファレンスチェックを実施する際の注意点と、現職への依頼を望まない場合の対応について解説します。

在職中の候補者にもリファレンスチェックは実施できる

在職中の候補者にも、リファレンスチェックは実施できます。ただし、個人情報保護や公正な採用選考の観点から、候補者本人の同意を得ることが必要です。

同意を得ずに連絡すると、候補者との信頼関係を損なうおそれがあるため、避けましょう。

なお、本人の同意を得る必要があるのは、候補者が在職中かどうかにかかわりません。法律に沿ってリファレンスチェックを実施する方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

＜関連記事＞リファレンスチェックとは？実施タイミング・質問例・違法性・進め方をわかりやすく解説

在職中の候補者が抱くリファレンスチェックへの懸念

在職中の候補者は、リファレンスチェックによって転職活動を現職に知られることや、現職の上司や同僚に回答を依頼することに不安を感じる場合があります。

採用企業は、こうした候補者の懸念を理解したうえで実施することが大切です。

転職活動を現職に知られる可能性がある

在職中の候補者は、現職へのリファレンスチェックによって、転職活動を勤務先に知られるのではないかと不安を感じることがあります。転職活動を知られると、候補者に次のような不利益が生じる可能性があるためです。

・配置転換や異動、業務評価に影響する
・強く慰留され、希望する時期に退職できない
・職場で噂が広まり、仕事がしにくくなる

選考の結果によっては、候補者が現職で仕事を続けることもあります。採用企業はこうした事情を理解し、候補者の同意を得ずに現職へ連絡しないことが重要です。

現職の上司や同僚には依頼しにくい

在職中の候補者は、転職活動を知られることへの不安から、現職の上司や同僚にリファレンスチェックの回答を依頼しにくい場合があります。転職活動を知られるきっかけとしては、次のようなケースが考えられます。

・推薦者が周囲に話してしまう
・社用のパソコンやスマートフォンなどの画面・履歴を見られる
・会社や部署に採用企業から電話がかかり、周囲に不審に思われる

現職の上司や同僚、部下に回答を依頼する場合は、候補者の不安を十分に理解し、連絡先や連絡方法などに配慮することが重要です。

在職中のリファレンスチェックで注意したいこと

在職中の候補者にリファレンスチェックを実施する際は、本人の同意を得たうえで、推薦者の選定や実施時期、連絡方法に配慮することが重要です。

ここでは、現職に転職活動を知られるリスクを抑えるための注意点を解説します。

目的や確認内容を説明して本人の同意を得る

冒頭で触れたように、リファレンスチェックの実施には候補者本人の同意が必要です。そこで大切になるのが、リファレンスチェックを実施する目的を説明することです。

リファレンスチェックには、採用選考の書類や面接では見えてこなかった候補者の普段の姿勢を知るという目的があります。候補者と一緒に働いている人だからこそ知っている人柄や働きぶり、能力など、何を確認したいのかを説明しましょう。

採用後の育成を見据えたヒアリングでもあると伝えることもおすすめです。リファレンスチェックを実施するのは、双方のマッチング精度を高めるためだと丁寧に説明し、同意を得ましょう。

現職の上司への依頼を前提にせず推薦者を候補者と相談する

リファレンスチェックの推薦者は、常に現職の上司が最適とは限りません。現職の上司は、部下である候補者の退職につながる行為に協力するメリットがないと考える可能性があります。

そこで、現職の上司への依頼を前提とせず、候補者の意向を確認しながら、別の推薦者も検討することをおすすめいたします。

例えば、現職の同僚や部下であれば、上司とは異なる視点からの情報が得られるでしょう。他部署の社員や協力会社、取引先など、現職での関係性を広げて考える方法もあります。

また、すでに現職を退職した元上司や元同僚などであれば、転職活動を勤務先に知られる可能性を抑えられます。

候補者と相談して実施タイミングを決める

リファレンスチェックの実施タイミングは、候補者と相談したうえで決めましょう。

選考の早い段階で実施を求めると、現職に転職活動を伝えていない候補者の場合、心理的な負担が大きくなる可能性があります。候補者の状況や意向を確認しながら、実施時期を調整する配慮が重要です。

候補者と相談しながら進めることで、推薦者への依頼時期や回答期限を事前に共有できます。
どのタイミングで実施するのがよいか、候補者の意向を踏まえて決めることが大切です。

候補者と推薦者の負担が少ない方法を選ぶ

候補者と推薦者のどちらにも負担が少ない方法を選ぶことが大切です。

電話や面談とは異なり、日程調整の必要がなく、都合のよいタイミングで回答できるWebアンケートは、代表的な方法です。

電話で実施する場合、会社の代表電話や部署の電話番号などに連絡すると、転職活動を知られる可能性があります。メールの場合も、共用メールアドレスは候補者以外が見る可能性があるため、使用を避けましょう。

企業から付与された個人用のメールアドレスであっても、社用デバイスの画面やログから転職活動を知られる可能性は否定できません。

基本的には、候補者と推薦者がそれぞれ指定した個人所有のメールアドレスなどに案内を送ります。このような対応により、現職に転職活動を知られるリスクを抑えられます。

候補者が現職への依頼を望まない場合の対応

候補者が現職へのリファレンスチェックを望まない場合は、理由を確認したうえで、前職の関係者など別の推薦者を検討することが大切です。

候補者が現職の関係者に回答を依頼したくない場合は、まず、その理由を責めることなく確認しましょう。この時点で、候補者に現職でのリファレンスチェックを強要しないよう注意が必要となります。

現職での在職期間が短い場合や、何らかのハラスメントを受けている場合など、現職の関係者が推薦者として最適とは限りません。そのような場合には、前職の関係者はもちろん、すでに現職を退職した元上司や元同僚、元部下なども検討しましょう。

推薦者選びに迷った場合は、以下の記事を参考にしてください。

＜関連記事＞リファレンスチェックの最適な推薦者の選び方

在職中の候補者にも配慮できるリファレンスチェックサービスを選ぼう

在職中の候補者について、現職の関係者にリファレンスチェックを依頼する場合は、本人の同意を得たうえで、推薦者や実施時期、連絡方法に配慮することが重要です。転職活動を現職に知られると、候補者に不利益が生じる可能性があるためです。

マイナビのリファレンスチェックサービス「TRUST POCKET」は、企業や候補者、推薦者が注意すべき内容をまとめたガイドラインを提供しています。法的観点を入念に確認したうえで設計されており、高いセキュリティレベルにも配慮されたサービスです。

在職中の候補者にリファレンスチェックを実施する際は、ぜひ「TRUST POCKET」をご検討ください。

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• 採用のミスマッチを軽減したり入社後の早期活躍に活用するために、リファレンスチェックを実施する企業も少しずつ増加しています。

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