コンプライアンスチェックとは？採用時の目的や確認項目、注意点まで

コンプライアンスチェックは、採用活動におけるリスク管理の方法のひとつです。採用活動では、経歴やスキルだけでなく、法令・社会規範への違反や反社会的勢力との関係など、コンプライアンス上のリスクを確認することも重要です。

採用リスクを抑えるため、コンプライアンスチェックを導入する企業もあります。

本記事では、コンプライアンスチェックの概要や採用時に実施する目的、確認項目、実施の流れ、注意点に加え、バックグラウンドチェックやリファレンスチェックとの違いについてもわかりやすく解説します。

コンプライアンスチェックとは？

コンプライアンスチェックとは、法令・社会規範への違反や反社会的勢力との関係など、企業活動に関わるコンプライアンス上のリスクの有無を確認する取り組みです。

取引先との契約やM&A、業務委託先の選定、採用活動など、さまざまな場面で実施されており、企業の信用や健全な事業運営を維持するために重要な役割を担っています。

コンプライアンス違反は、企業の社会的信用の低下や経営上の損失につながる可能性があるため、事前にリスクを把握し、適切な対策を講じることが重要です。次項では、そのなかでも採用時に実施されるコンプライアンスチェックについて詳しく解説します。

採用におけるコンプライアンスチェックの意味

採用におけるコンプライアンスチェックとは、応募者が企業に重大なリスクをもたらす可能性がないかを確認するための調査です。法令・社会規範への重大な違反や反社会的勢力との関係などを確認し、採用後のトラブルを未然に防ぐことを目的としています。

企業の信用と職場環境を守り、安心して採用活動を進めるために実施されます。

バックグラウンドチェックとの違い

コンプライアンスチェックとバックグラウンドチェックは、どちらも採用リスクを軽減するために実施されますが、主に確認する範囲が異なります。

コンプライアンスチェックでは、法令・社会規範への違反や反社会的勢力との関係など、コンプライアンス上のリスクが中心です。一方、バックグラウンドチェックは、応募者の申告内容や経歴などを確認する調査であり、学歴・職歴・保有資格をはじめ、より幅広い項目が確認します。

リファレンスチェックとの違い

コンプライアンスチェックとリファレンスチェックは、確認する目的や方法が異なります。

コンプライアンスチェックは、法令・社会規範への違反や反社会的勢力との関係など、コンプライアンス上のリスクを確認するための調査です。一方、リファレンスチェックは、前職の上司や同僚などへのヒアリングを通じて、勤務状況や人物像、業務遂行能力などを確認する調査です。

両者を必要に応じて併用することで、採用候補者を多面的に評価できます。リファレンスチェックについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

＜関連記事＞リファレンスチェックとは？実施タイミング・質問例・違法性・進め方をわかりやすく解説

採用でコンプライアンスチェックが必要な理由

採用活動では、入社後のトラブルや企業の信用低下につながるリスクを未然に防ぐことが重要です。ここでは、採用時にコンプライアンスチェックが必要とされる理由や、実施によって期待できる効果について解説します。

採用リスクを未然に防ぐため

採用では、応募者から提出された履歴書や職務経歴書だけで、すべての情報を把握できるとは限りません。法令・社会規範への重大な違反や反社会的勢力との関係などが、採用後に判明する可能性もあります。

このような問題は、企業の信用低下や取引先からの信頼喪失につながるだけでなく、既存社員の士気や職場環境にも悪影響を及ぼしかねません。

コンプライアンスチェックを実施することで、こうしたリスクを採用前に把握し、採否を慎重に判断できます。その結果、入社後のトラブルを防ぎ、適切な採用判断につなげられます。

企業の信用やコンプライアンスを守るため

採用した人材による法令違反や不正行為が発覚すると、企業の社会的信用やブランドイメージが大きく損なわれる可能性があります。場合によっては、取引先との契約見直しや顧客離れ、採用活動への悪影響など、経営にまで影響が及ぶこともあります。

コンプライアンスチェックは、このようなリスクを事前に把握し、企業の信頼を守るための重要な取り組みです。採用前に必要な範囲でリスクを確認することで、法令遵守を重視した採用活動や健全な組織運営につなげられます。

コンプライアンスチェックで確認される主な項目

採用時のコンプライアンスチェックは、応募者に関する情報を確認し、企業にとってリスクとなる要素がないかを調べる取り組みです。

主な確認項目は、反社会的勢力との関係や重大な法令違反の有無など、企業の信用や安全な組織運営に関わる情報です。新聞記事やインターネット上の公開情報などをもとに、コンプライアンス上のリスクがないかを確認します。

また、サービスや企業によっては、職歴や学歴の確認を併せて行うこともあります。履歴書や職務経歴書に記載された勤務先、在籍期間、学歴などに相違がないかを確認するのは、応募者の申告内容が正確かを確かめるためです。

業務に必要な資格や免許を保有しているかも、確認項目のひとつです。資格や免許が求められる職種では、応募者の申告内容を採用前に確認しておくことで、入社後のトラブル防止につなげられるでしょう。

コンプライアンスチェックを実施する際の基本的な流れ

コンプライアンスチェックは、事前準備から調査、結果の確認まで、適切な手順に沿って実施することが重要です。まず、実施する目的や確認項目、調査範囲を明確にしたうえで、候補者本人に実施内容や情報の利用目的を説明し、同意を得ましょう。

次に、本人の同意を得た範囲で、提出された書類や公開情報などをもとに必要な確認を行います。企業やサービスによって異なりますが、反社会的勢力との関係や重大な法令違反の有無などが主な調査項目です。経歴や資格などを併せて確認する場合もあります。

調査後は、確認結果をもとに採用判断を行いましょう。情報に疑義がある場合は、候補者本人にも事実関係を確認することが重要です。チェック結果だけで一律に採否を決定せず、面接内容やスキル、経験などと併せて総合的に判断することが求められます。

また、取得した個人情報は適切に管理し、あらかじめ示した利用目的の範囲内で取り扱う必要があります。情報を閲覧できる担当者や保管期間などのルールを定め、適切な運用体制を整えることが大切です。

コンプライアンスチェックを実施する際の注意点

コンプライアンスチェックは採用リスクの把握に役立つ一方、実施方法を誤ると、個人情報保護や人権上の問題につながりかねません。ここでは、適切に実施するために押さえておきたい法的・倫理的な注意点を解説します。

調査範囲を限定し本人の同意を得る

コンプライアンスチェックでは、採用判断に必要な項目に調査範囲を限定することが重要です。必要以上の情報を収集すると、個人情報保護や人権上の問題につながるおそれがあります。

また、調査を行う前に、利用目的や確認項目、取得した情報の取り扱いについて候補者に説明し、本人の同意を得ましょう。取得した個人情報は目的外利用を避け、漏えいや不正アクセスなどを防ぐための安全管理措置を講じる必要があります。

差別につながる調査を行わない

コンプライアンスチェックでは、採用差別や人権侵害につながる情報を調査してはいけません。採用判断は、応募者の能力や適性、業務に必要な情報をもとに公平に行うことが重要です。

本人の思想・信条、家族構成、出身地など、職務遂行に必要な適性や能力と関係のない情報を把握すると、採否に影響を与え、就職差別につながるおそれがあります。確認項目は採用目的に照らして必要な範囲に限定し、公正な採用活動を徹底しましょう。

適切にコンプライアンスチェックを活用して採用リスクを防ごう

コンプライアンスチェックは、法令・社会規範への違反や反社会的勢力との関係など、採用時のリスクを確認するために有効な取り組みです。一方で、候補者の業務遂行能力や人柄、前職での勤務状況などは、コンプライアンスチェックだけでは十分に把握できません。

そこで活用したいのが、前職の上司や同僚などから候補者に関する情報を取得できるリファレンスチェックです。両者を目的に応じて使い分け、必要に応じて併用することで、候補者を多面的に把握でき、採用判断に必要な情報を補えるでしょう。

株式会社マイナビでは、オンラインリファレンスチェックサービス「TRUST POCKET」を提供しています。候補者の働きぶりや人物像などを確認し、採用時のミスマッチを防ぐためにリファレンスチェックを取り入れたい場合は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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TRUST POCKETとは、株式会社マイナビが提供するオンラインリファレンスチェックサービスです。求職者の現職や前職の上司・同僚などから働きぶりのレビューを取得できます。

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• 採用ニーズに合わせて選べる料金設定
• 採用のミスマッチを軽減したり入社後の早期活躍に活用するために、リファレンスチェックを実施する企業も少しずつ増加しています。

ぜひご興味があれば、お気軽にお問い合わせください。

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