リファレンスチェックは違法なのか？弁護士に直接聞いてみた【第二弾】

コラム

2024.05.16

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第一弾では、銀座高岡法律事務所の梶智史さん（弁護士）にインタビューをしました。リファレンスチェックに関する細かな疑問も回答いただき大変好評でしたので、第2弾を実施しました。今回は直法律事務所の澤田直彦さん（弁護士）より、リファレンスチェック実施にあたって法律目線から気を付けるべき事項を伺いましたのでご紹介します。

弁護士澤田直彦

直法律事務所　澤田直彦さん（弁護士）

Q.リファレンスチェック実施にあたって同意取得は必要ですか？

A.必要です。リファレンスチェックは、幹部候補生や役職が上の方を採用する際に導入することが多いですが、実施時の同意取得は重要で、過去には求職者に知らせずに実施する企業も多いようでした。
現在は個人情報保護法と職業安定法に基づいて、求職者本人から同意を得てから実施することが一般的です。無断で実施した場合、個人情報保護委員会による報告徴収立ち入り検査や指導助言勧告命令などが課せられる可能性があります。

Q.リファレンスチェック取得時に注意する点は？

A.リファレンスチェックでは、在籍確認、勤務姿勢や勤務成績、懲戒歴などの情報を取得することが可能です。ただし、これらの情報の取得は個人情報保護法と職業安定法に準拠して行う必要があります。特に、求職者本人から直接情報を収集するか、本人の同意のもと第三者から収集することが重要です。求職者の休職歴やその原因となる傷病については、特別な職業上の必要性が存在する場合に限り、本人からの同意を得て取得することが可能です。

Q.リファレンスチェックで取得できない情報は？

A.求職者の経済的事項や信用情報、性自認や性的指向などは、社会的差別の原因になる恐れがあるため、原則として収集できません。ただし、例外的に「特別な職業上の必要性が存在することその他業務の目的の達成に必要不可欠であって、収集目的を示して本人から収集する場合」に限り、収集することが許されます。例えば、破産歴のような経済的事項を確認したい場合、保険外交員や警備員などの職種は現金を扱うので、採用において例外的に取得が可能であったりもします。

Q.思想・信条、性自認やLGBTQに関する情報は確認できますか？

A.愛読書や指示政党など、個人の思想や信条に該当する情報の取得は原則としてできません。これらの情報は厚生労働省の解釈により、取得が禁止されています。特別な職業上の必要性から、これらの情報を取得する必要がある場合は例外的に可能となります。

Q.健康情報等の取得の同意書はどのような内容になりますか？

A. 健康情報は、個人情報のなかで要配慮個人情報と言われています。要配慮個人情報とは、「本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報」のことです。要配慮個人情報は、職安指針第４１⑴で定める社会的差別の原因となる情報といえるので、これらの取得は、特別な職業上の必要性が存在し、業務の目的の達成に必要不可欠である場合に限り許されます。このように厳格な要件を満たして取得できる要配慮個人情報については、トラブルを回避するために、必要な要件を満たして取得したことを明確化する観点から、書面等での同意書を取得するのがおすすめです。一例ですが、以下のような画像イメージとなります。

※あくまで参考程度にご確認いただき、自社の法務部門と相談しながら作成してください

参考：要配慮個人情報の取得について同意例