バックグラウンドチェックとは？その効果と具体的な流れを解説します

企業がバックグラウンドチェックを実施するには、理由があります。採用は人材強化のチャンスである反面、採用リスクに直面する機会でもあるからです。そこで今回は、バックグラウンドチェックの概要とその効果、具体的な流れについて解説します。

 

バックグラウンドチェックとは

バックグラウンドチェックとは、候補者から提出された書類や申告内容について誤りがないことを、事前に確認するための調査を指します。

具体的には、履歴書に記載されている学歴や職歴、候補者が面接でアピールした資格や経歴などに偽りがなく正確な情報であるかを、関係機関や関係者などに確認するものです。

一般的には、採用企業から依頼を受けた調査会社などの第三者機関が、電話やメールといった手段で事実を確認します。

 

バックグラウンドチェックの目的とその効果

日本ではまだあまり知られていないかもしれませんが、人材の流動化が進んでいるアメリカなどの諸外国では決して珍しいことではありません。

バックグラウンドチェックの目的と効果について見ていきましょう。

採用リスクを低減

バックグラウンドチェックの実施は、採用リスクを低減させます。応募書類は候補者の自己申告によるものですので、自分にとって不利益になることを記載していない可能性がないとはいえません。

例えば、候補者の実績や経歴について極端な誇張や詐称がないか、勤務態度や人間関係に問題があったり、金銭トラブルを起こしたりしていないかを確認します。

調査会社によって確認された事実に基づいて採用可否を判断するという公平性を担保するためにも重要です。

企業コンプライアンスの強化

近年では企業コンプライアンスの強化が求められています。例えば、機密情報や個人情報の流出など、一人の社員の問題行動によって信頼や評価が損なわれるといった事例は残念ながら絶えません。

そのうえ、SNSなどの普及により情報発信と拡散のスピードは速まっています。

反社会的勢力やその恐れのある組織・団体とのつながりに対する世間の目も厳しくなっていることからも、バックグラウンドチェックはコンプライアンスの強化につながるといえるでしょう。

バックグラウンドチェックの流れ

バックグラウンドチェックは、採用企業が候補者に同意を求めるところから始まります。候補者の同意を得たら、採用企業は調査会社にバックグラウンドチェックを依頼します。

依頼を受けた調査会社は履歴書などに記載されている情報が正しいかを電話やメール、書類などを用いて関係各所に確認するという流れです。

一般的に、バックグラウンドチェックにかかるのは数日から約1週間ですが、ハイクラスの場合には、もう少し時間がかかるケースもあります。

同意取得

選考中の候補者にバックグラウンドチェックの目的を伝えた上で、同意を得ます。

本人の同意を得ていない場合、要配慮個人情報のように取得が禁止されている可能性もありますので、注意が必要です。同意はできる限り書面に残すようにしましょう。

バックグラウンドチェックサービスに依頼

候補者の同意を得たら、バックラウンドチェックサービスに調査を依頼します。調査会社の中には、依頼や報告がオンラインで完結するものもあります。調査会社によって調査可能な項目や調査に要する期間、費用はさまざまです。

バックグラウンドチェックの実施

調査会社が、候補者の学歴や在籍期間、業務内容、ポジションなどの職歴に偽りがないかを確認するとともに、勤務態度やトラブルの有無、退職理由などを調べます。反社チェックや訴訟歴、破産歴、SNS利用歴なども確認可能です。

結果の確認

調査が終了すると、調査会社から結果が報告されます。報告書は採用企業にのみ公開され、候補者本人が目にすることはありません。採用企業は、報告書を採用可否の材料として活用します。

バックグラウンドチェックの聴取内容

バックグラウンドチェックによる聴取内容を確認しておきましょう。

学歴

学歴については、入学および卒業年月日、学部、専攻、取得学位などを確認します。候補者本人に卒業証明書の提出を求めるという方法のほか、関係者への聴取やSNS投稿を遡るなどの調査で確認が可能です。

職歴

採用判断への影響が大きいことから、詐称の中でも多いのは職歴詐称だといわれています。

よくあるのは在籍企業数や在籍期間、雇用形態、職位を偽るケースです。入社および退職日、在籍部署、職位、雇用形態、業務内容などに関するチェックが必要です。

勤務情報

勤務情報とは、出退勤や欠勤などの勤怠実績をはじめとして、部署異動、昇格降格、転勤、出向、海外赴任などの異動歴も含まれます。

そのほか、仕事に取り組む意欲や成果、人柄の評判、人間関係でのトラブルの有無なども確認ができます。

反社チェック

反社会的勢力とのつながりやそこに通じる団体・組織などの活動に、何らかの形で関与していないか調査します。マスメディアやデータベースなどの情報を検索するのが一般的です。

訴訟歴

訴訟歴については、裁判所の判決例や民事事件記録、マスメディアによって報道された情報などで確認します。調査会社が独自にデータベースを作成しているケースもあります。

破産歴

破産歴は官報で確認できます。官報販売所での購入や、図書館での閲覧などが可能です。

SNSなどWebメディア

SNSやブログなどのWebメディアでどのような言動をしているかも、バックグラウンドチェックに含まれます。社会人として不適切な発信や発言がないか、SNSでの交友関係にリスクがないかも確認しましょう。

 

バックグラウンドチェックの注意点

バックグラウンドチェックでは個人情報を取り扱います。実施に際しては、以下の点に注意が必要です。

必ず同意を取得する

バックグラウンドチェックの流れでも取り上げましたが、バックグラウンドチェックの実施に際しては、事前に候補者本人の同意を取得しておかなければなりません。その理由は、法律で認められている「プライバシーの権利」や「個人情報保護法」「職業安定法」にあります。

候補者の個人情報は、本人の同意があれば取得が可能です。しかし、本人の適性や能力など職務の遂行に関係のある範囲に留めておくことも忘れてはいけません。

不必要な要配慮項目を取得しない

本人の適性や能力とは関係ない思想・信条や人種、家族などの情報は、要配慮個人情報に該当します。

採用可否の判断のために不必要な要配慮個人情報を取得しないよう注意しましょう。

厚生労働省の「公正な採用選考の基本」によると、採用可否はあくまでも候補者の能力や適性によって判断されるものであり、それとは関係のない思想・信条や人種、家族などの理由によって決定しないようにと明示しています。

 

リファレンスチェックとの違い

ここまで見てきたように、バックグラウンドチェックは採用リスクの高い人を洗い出すというネガティブチェックの要素が強いです。

一方でリファレンスチェックは、自社とのマッチング精度を高めるために、ポジティブ・ネガティブの両面をチェックできます。候補者の人物像や働きぶりのほか、評価されていたポイントや今後の課題・伸びしろなどを確認できます。

 

【参考】いま注目のリファレンスチェックとは？

 

まとめ

バックグラウンドチェックは「採用調査」や「雇用調査」とも呼ばれるもので、採用リスクの高い人を事前に見つけ出すことが目的です。チェック範囲や項目が多いことから、採用リスクの低減に役立つ反面、コスト高となる傾向があります。

採用時のマッチング精度を高めるための調査なら、候補者の働きぶりなどを第三者からの情報を事前に取得できる「リファレンスチェック」がおすすめです。マイナビのリファレンスチェックサービス「TRUST POCKET」をぜひご検討ください。

 

 

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