採用見送りとは？伝え方やタイミングなどの注意点、課題と改善策

採用活動ではすべての応募者を採用できるわけではありません。たとえ優秀な応募者であっても、状況によって採用を見送るケースは起こりえます。

採用見送りは、候補者との関係性や企業の評判に影響するため、判断と対応には慎重さが必要です。

本記事では、採用見送りの定義や判断理由、候補者への伝え方に加え、企業側が抱えるリスクと対策についても解説していきます。

採用見送りとは？不採用との違い

「採用見送り」とは、企業側から応募者に対して、現時点での採用を行わない旨を伝える通知のことです。

「不採用」が応募者を採用しないという結論を示す一般的な表現であるのに対し、「採用見送り」は今回の募集要件やタイミングとは合致しなかったため採用に至らなかった、というニュアンスを含みます。完全な拒否ではなく、状況が変われば再応募の可能性が残る場合もあり、候補者との関係性を維持する意図で使われることもあります。

採用見送りとなる主な理由

採用見送りとなる理由は一つではありません。応募者の能力が高い場合でも、募集要件や組織状況との不一致により見送りとなるケースがあります。

企業が採用見送りを判断する主な理由を整理します。

条件の不一致

労働条件・待遇・勤務形態など、企業が提示する条件と応募者の希望が一致しない場合、採用見送りとなることがあります。特に給与水準や勤務地などの項目は双方にとって重要度が高く、条件が折り合わない場合は採用決定が難しくなります。

スキルや経験不足

応募者の知識・スキル・経験が企業の求めるレベルに達していない場合も、採用見送りとなる代表的な理由です。また、応募者のキャリア志向や希望する職務が自社のポジションやキャリアパスと合致しないケースも同様です。募集時に設定した必須スキル・歓迎スキル・資格要件などに照らし、総合的に判断する必要があります。

人柄が社風に合わない

スキルが十分であっても、応募者の人柄や価値観が自社の社風やチームの雰囲気と合わないと判断される場合は、採用見送りとなることがあります。職場に馴染めるかどうかは、働きやすさや定着率にも影響するため、職務適性とあわせて確認したいポイントです。

【参考】入社後のギャップはなぜ起こる？早期離職を防ぎ採用を成功させる対策とは

ほかに良い応募者がいる

採用活動では複数の候補者を並行して評価するため、他の応募者のほうが募集要件により合致していると判断されるケースもあります。

この判断はあくまで募集要件との合致度に基づくもので、応募者個人の能力を否定するものではありません。

将来的に別ポジションで適性が見込める場合は、丁寧な通知を行うことで候補者との関係性を損なわずに済むこともあります。

採用見送りをするときの注意点｜伝え方・タイミング

採用見送りを候補者に伝える際には、伝えるタイミングや方法、表現の仕方など、いくつか押さえておきたいポイントがあります。候補者の気持ちに配慮しつつ適切な通知方法を選ぶことは、企業イメージや今後の採用活動にも影響します。ここでは、実務で意識したい注意点を整理していきましょう。

伝える最適なタイミングは？

採用見送りを伝えるタイミングは、書類選考後や各面接後など、見送りを決定した段階で通知するのが基本です。内定前の最終確認段階で見送りとなるケースもありますが、その分候補者の期待度も高まっているため、より慎重な対応が求められます。

また、多くの候補者は選考結果を踏まえて次のアクションを検討するため、「できるだけ早く結果を知りたい」と考えている場合がほとんどです。可能であれば面接実施日から2〜3日以内、遅くとも1週間以内の連絡を目安にするとよいでしょう。

1週間以上かかりそうな場合は、「選考中であること」や「結果連絡の予定日」を選考期間内に伝えておくと、候補者の不安軽減につながります。また、求人票や案内メールに選考結果の連絡目安をあらかじめ明示しておくと、企業・候補者双方が状況を把握しやすく、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。

連絡方法は？電話？メール？

採用見送りの通知は、メールで行うのが一般的です。企業・候補者双方の時間を拘束せず、やり取りの記録が残る点でも、実務上扱いやすい方法といえます。

最終面接後などの選考の後半フェーズでは、急ぎで確実に伝えたい場合や、補足説明を行いたい場合に電話連絡を併用する方法も有効です。電話で概要を伝えたあとに、通知内容をメールでも送付しておくと、記録として残り安心です。

伝え方や伝える内容は？

採用見送りを通知する際に、特に注意したいのが伝え方です。採用見送りは候補者にとって望ましい結果ではないため、表現や対応次第で企業への印象が大きく左右されます。基本的なビジネスマナーを押さえつつ、丁寧で一貫性のある文面を意識しましょう。

まずは、応募へのお礼や選考に協力してもらったことへの感謝を明確に伝えたうえで、「慎重に検討した結果、今回は見送りとなった」という事実を簡潔に伝えることが大切です。また、判断理由を詳細に伝える必要はありませんが、選考プロセスに基づいて決定した旨を示すことで、誠実な対応として受け取ってもらいやすくなります。

見送る理由は伝えるべき？

採用を見送る理由を候補者へ必ず伝えなければならないという決まりはありません。そのため、どこまで理由を伝えるかは企業の方針やケースによって判断することが大切です。

理由を適切な範囲で共有することで候補者が選考結果を納得しやすくなり、誠実な対応として受け止められる場合があります。一方で、表現の仕方によっては候補者を不必要に傷つけてしまったり、評価への不満からトラブルにつながったりする可能性もあります。

たとえば「募集要件との合致度を踏まえた判断によるもの」といった、主観的な評価を避けた表現にとどめるとよいでしょう。

採用見送りによる企業側のリスクと課題

採用見送りが続いてしまうことは、企業にとってさまざまなリスクやデメリットを生みます。ここでは企業側が直面しやすい主なリスクと課題を見ていきましょう。

選考コストがいつまでもかかる

採用活動には、金銭的コストと人的コストの両方が発生します。金銭面では、求人広告費や転職エージェントの成果報酬、企業説明会の会場費などが必要です。

また人的コストとしては、選考担当者の面接時間や書類確認、評価のすり合わせ、選考結果の共有といった社内調整業務にも多くの時間を要します。採用見送りが続くと採用活動の期間が長引き、結果として採用計画の遅延や現場の人手不足など、組織全体の生産性に影響が出る可能性があります。

企業の評判が落ちるリスクがある

候補者とのコミュニケーションが適切に行われないと、企業の評判に影響が及ぶ可能性があります。特に現在は、SNSや転職サイトの口コミなど、個人が情報発信しやすい環境が整っています。

採用見送りの通知が遅い、不誠実に感じられる、対応が不統一であるといった不満が投稿されると、「選考対応が雑な企業」「応募者への配慮が不足している」といった印象を与えかねません。

丁寧な対応を心掛けることで、こうした評判リスクを最小限に抑えることができます。

【参考】レピュテーションリスクとは？採用における悪影響や対策について解説

採用見送りを減らす「リファレンスチェック」の活用メリット

採用見送りを減らすには、選考の早い段階で候補者の情報を十分に把握しておくことが重要です。リファレンスチェックは、面接や書類だけでは得られない情報を補完できる手法として、ミスマッチ防止に役立ちます。

ここでは、リファレンスチェックを活用する主なメリットを紹介します。

【参考】リファレンスチェックとは？具体的な実施方法と注意点【2025年9月最新｜人事担当者必見！】

ミスマッチを防ぎ定着率を高められる

リファレンスチェックでは、応募者のこれまでの職務経験や成果、業務の進め方などを確認できます。入社後の働き方を事前にイメージしやすくなるため、「期待とのギャップによる早期離職」や「条件面のすれ違い」といったミスマッチを防ぐことができます。

スキル・実績を客観的に確認できる

応募者が述べているスキルや実績が実際にどの程度発揮されていたのかを、第三者の視点で確認できる点が大きなメリットです。早い段階でスキルセットを見極められるため、選考の判断精度が高まります。

面接では見えない人柄・働き方を知れる

面接では応募者が良く見せようとするため、実際の人柄や働き方まで把握するのは難しいことがあります。リファレンスチェックでは、普段の働き方やコミュニケーションの取り方、チームでの働きぶりなど、よりリアルな人物像を知ることができます。

リファレンスチェックを活用すれば、書類や面接だけでは得られない情報を補完でき、結果として、入社後のミスマッチ防止や、採用見送り件数の削減にもつながるでしょう。

リファレンスチェックを行って採用見送りを減らそう

採用見送りは採用活動において避けられない場面ですが、対応によっては候補者との関係や企業の評判に影響する可能性があります。また、ミスマッチによる見送りが続くと、選考の長期化や採用計画の遅れにもつながります。

そのため、選考の初期段階で得られる情報を増やし、判断の精度を高めることが重要です。リファレンスチェックは、書類や面接だけでは見えにくい情報を補完できるため、採用見送りの抑制に役立ちます。

マイナビのリファレンスチェックサービス「TRUST POCKET」を活用すれば、推薦者への依頼から結果の管理までをオンラインで完結でき、担当者の負担を抑えながら選考の精度を高められます。

採用見送りを減らし、より確かな採用判断を行うためにも、リファレンスチェックの導入を検討してみてはいかがでしょうか。