オファーレターとは？内容と法的効力、内定通知書との違いも解説

採用活動の最終段階で、入社してほしい候補者に提示する「オファーレター」。企業と候補者の認識を丁寧にすり合わせ、入社後のミスマッチを防ぐためにも重要な役割を担う書類です。

本記事では、オファーレターの概要や法的効力、混同されやすい内定通知書との違いをわかりやすく解説します。あわせて、記載すべき項目や起こりやすいトラブル、注意点についても整理しました。

オファーレターは、優秀な人材に安心して入社を決めてもらうための大切なプロセスです。適切な作成・運用のポイントを押さえることで、候補者の入社意欲を高め、スムーズな採用につなげていきましょう。

オファーレターとは？

まずは、オファーレターの定義と目的、内定通知書との違いや法的効力まで解説します。

オファーレターの定義と目的

オファーレターとは、企業が候補者に対して、採用の意思と具体的な労働条件を提示するための書類です。交付の目的は、条件を明確に示すことで候補者の安心感を高め、入社決定につなげることです。

また、歓迎の姿勢を丁寧に伝えることで、候補者の入社意欲を高めるという効果も期待できます。双方の認識を事前にすり合わせられるため、入社後のミスマッチやトラブル防止にも寄与します。

内定通知書・労働契約書との違いと法的効力

よく似た書類として、内定通知書と労働契約書があります。内定通知書は採用決定を伝える書類で、候補者が承諾すると法的効力が発生します。

労働契約書は、雇用関係を正式に定める法的文書です。通常は入社時に取り交わします。

一方のオファーレターは、労働条件を示しながら入社意思を確認する書類です。候補者が承諾した時点で労働契約が成立する場合があります。

オファーレターに記載する内容

オファーレターには、候補者が入社を検討するうえで必要となる情報を、具体的に記載することが重要です。ここでは、「採用条件」と「入社手続き」の2つに分けて解説します。

採用条件に関する項目

候補者が入社を判断しやすいよう、労働条件を明確に記載します。
基本的な条件に加え、待遇に関する項目も丁寧に伝えることが大切です。

【基本的な条件（例）】
・入社年月日
・配属予定の就業場所（勤務地・部署）
・業務内容
・勤務時間
・休日（法定休日・所定休日など）
・休暇など（年次有給休暇、各種特別休暇 など）

【待遇に関する内容（例）】
・給与
・賞与
・昇給の基準
・各種手当
・社会保険・福利厚生制度

これらの情報は、候補者が入社後の働き方を具体的にイメージし、内定承諾を決断する際の重要な材料となります。

入社手続きに関する項目

オファーレターでは、候補者に対応してほしい手続きも記載しましょう。例えば、承諾の意思表示は書面で行うのか、メールでの連絡で良いのかなど、手続き方法を明確に示します。

また、返答期限を設定することで、候補者が迷わず対応しやすくなります。

さらに、入社時に提出が必要な書類を記載し、スムーズに準備を進められるよう配慮することも大切です。

【入社時に提出が必要な書類（例）】
・履歴書
・職務経歴書
・基礎年金番号が確認できる書類（基礎年金番号通知書など）
・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票

オファーレターの作成・運用で意識したいポイント

オファーレターを送付する際には、候補者の入社意欲を高めつつ、スムーズに内定承諾につなげることが重要です。

作成・運用で意識したいポイントは以下のとおりです。

2～3日以内に提示する

最終面接後は、できるだけ早くオファーレターを提示することが重要です。遅くとも2～3日以内を目安に送付すると良いでしょう。事情により送付が遅れる場合には、候補者へ事前に連絡し、状況を伝えておくことが大切です。

候補者の立場からすると、早い提示は企業の真剣さが伝わり、安心につながります。一方で、期間があきすぎると「自分は優先度が低いのでは？」と不安を感じ、他社を優先する可能性が高まります。

透明性を意識して条件を明確にする

オファーレターに記載する労働条件は、曖昧な表現を避け、可能な限り具体的に示しましょう。例えば「基本給25万円（諸手当を含む）」といった不透明な書き方ではなく、基本給と各種手当を分けて明示します。

不明確な条件は、候補者の不安や誤解を招き、「聞いていた話と違う」といったトラブルになりかねません。透明性の高い条件提示は企業への信頼にもつながり、入社後のミスマッチ防止にも効果的です。

フォローアップで候補者との関係を深める

オファーレターを送付したあとには、電話やメールでのフォローアップを行いましょう。対話を重視する姿勢を示すことで、候補者との信頼関係を築きやすくなります。

また候補者の疑問や不安を解消し、入社への期待感を高めることも可能です。さらに、対話を大切にする企業文化は候補者から評価されやすく、他社との差別化にもつながります。細やかな配慮が、内定承諾率の向上にも寄与します。

オファーレターのメリット・デメリット

オファーレターを用意する際には、メリットとデメリットを理解することが大切です。両者を踏まえてオファーレターを活用することで、採用成功率アップや、リスクを抑えることにつながります。

メリット

労働条件を書面で示すことで、入社後の認識の相違やトラブルを未然に防ぎやすくなります。また、魅力的な内容のオファーレターを作成し、適切なフォローを行えば、候補者の入社意欲を高められるでしょう。
他社と比較して迷っている候補者に対して、自社を選ぶ後押しにもなり得ます。

デメリット

内容が不適切または不明確な場合、労働条件をめぐるトラブルや法的リスクにつながる可能性があります。

また、提示のタイミングが遅れたり、内容が魅力的でなかったり、フォローが不足していたりすると、かえって候補者の入社意欲を削いでしまう恐れがあります。
その結果、内定辞退につながるケースもあるでしょう。

オファーレターで起こりやすいトラブルと注意点

オファーレターの作成や運用では、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。そのため、よくあるトラブルの内容や、防止のために注意すべきポイントを理解しておくことが大切です。

よくあるトラブル（条件不一致・虚偽申告など）

よくあるトラブルとして、オファーレターの労働条件と、実際の雇用条件との相違が挙げられます。例えば「基本給30万円」と記載しているのに、実際には手当を含んだ金額だったというケースです。

また、求人票や面接で説明した内容と、オファーレターの条件が異なる場合もトラブルになりがちです。勤務地や職務内容の一方的な変更も、トラブルに発展することがあります。

その結果、内定辞退や早期退職、場合によっては法的なトラブルへ発展することもあります。

トラブルを防ぐための注意点

トラブルを防ぐには、労働条件を正確に記載することが大切です。例えば、基本給と諸手当を分けて表記し、勤務時間や福利厚生についても詳細に記載しましょう。
面接や求人票の内容とオファーレターの条件に相違がないか、社内での事前チェックを徹底することも欠かせません。

また、オファーレター送付後に候補者から質問があった場合には、迅速に対応し、疑問点を残さないことが重要です。

丁寧なコミュニケーションが信頼関係を築き、トラブル防止にもつながります。

オファーレター以前の採用プロセスの重要性

面接でミスマッチを防止できていなかったり、人間性を見極められなかったりすると、オファーレターを用意しても効果的な採用につながりません。

採用を成功させるには、オファーレターを送る前の「採用プロセス」自体を丁寧に設計し運用することが大切です。

リファレンスチェックとの併用が効果的

オファーレターの効果を最大化するには、事前の採用プロセスで、候補者をしっかりと評価する必要があります。
その際に、リファレンスチェックを併用すると効果的です。リファレンスチェックとは、候補者の同意を得て、前職の上司や同僚から、候補者の働きぶりや人柄などをヒアリングする手法です。

面接だけでは把握しづらい実績や強みを客観的に確認できるため、候補者に合った条件提示や期待値の明確化につながります。結果として、オファーレターの説得力を高めることができます。

オファーレターの効果を高めるには、リファレンスチェックとの併用が有効

オファーレターをより効果的にするためには、候補者の特性や働き方を正確に理解したうえで、適切な条件提示を行うことが重要です。
そのためには、オファーレターの作成だけでなく、事前の情報収集の質を高めておく必要があります。

その手段として有効なのがリファレンスチェックです。
面接だけでは把握しきれない、候補者の実績や働きぶりを第三者の視点から確認できるため、説得力のあるオファーレター作成にもつながります。

【参考】リファレンスチェックとは？具体的な実施方法と注意点【2025年9月最新｜人事担当者必見！】

マイナビが提供するリファレンスチェックサービス「TRUST POCKET」を活用すれば、候補者情報を効率的かつスムーズに取得できます。

オファーレターと併用することで、ミスマッチの防止や採用の精度向上にも役立ち、より確度の高い採用活動を実現できるでしょう。

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