いま注目のリファレンスチェックとは？

コラム

2023.12.01

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採用選考におけるミスマッチを減らす新たな方法として注目を集めているリファレンスチェック。欧米では以前より行われていた一般的な選考手法ですが、日本でもその有用性が注目され取り入れる例が増えています。今回は、リファレンスチェックの概要や注意事項について簡単に解説します。

リファレンスチェックとは？

リファレンスチェックとは、書類や面接ではわからない採用候補者の情報を一緒に働いたことのある第三者（現職・前職の職場の上司や同僚など）から取得することです。主にマッチング精度の向上や入社後の育成に活用できます。実施方法はいくつかありますが、最近の主流は以下の図のような方法です。

【リファレンスチェックイメージ例】

主な登場人物は、『採用企業』、選考を受ける『採用候補者』、採用候補者の働きぶりをよく知る『推薦者』（上司・同僚・部下など）の三者です。

実施の流れは以下となります。

①まず『採用企業』がリファレンスチェック実施を『採用候補者』に依頼
②その後、『採用候補者』が『推薦者』に回答を依頼
③『推薦者』が『採用企業』に回答を提出する

→簡単に説明するとリファレンスチェックは「採用候補者の口コミ情報」です

最近では、web上で完結するアンケート形式でリファレンスチェックを行うツールが増えてきております。アンケートの回答内容は採用候補者には伝わらないので、ポジティブな内容だけではなくネガティブな内容も回答され、等身大の採用候補者を知ることができます。

リファレンスチェックが注目される背景

主に以下のような理由からリファレンスチェックの注目は高まっています。

採用選考から入社後活躍を見極める重要性

労働人口の減少により採用市場での人材獲得競争が激化し、人材の定着がより必要となっています。採用がゴールではなく、その先にある「活躍」のためにもカルチャーフィットや価値観の面でのミスマッチを防ぐことは重要となります。より精度の高い採用を行う手段の一つとしてリファレンスチェックが活用されています。

採用における選考基準の変化

不確実性の高い時代の中、専門性の高い人材に特化した雇用やJOB型雇用など採用方法の変化も進んでいます。従来のように、面接時の回答や印象と提出される書類だけではその人材を見極めることが難しいケースもあります。多角的な情報を取得することでより正確な判断がしやすくなり、ミスマッチを減らすことができます。

オンライン面接の増加

オンライン面接の増加で選考が効率化する一方、企業と採用候補者が対面で話す機会は大きく減り、面接で得られる情報の質や量が変化しました。その結果、実際の人柄や仕事観などがわかりにくくなるという課題が生まれています。この不足している情報を補完するために、リファレンスチェックが効果を発揮します。

リスク管理の徹底

せっかく入社となっても、職場などの相性で能力を発揮できずに早期退職につながるケースやトラブルを生むケースがあります。早期退職やトラブルの発生は、企業・採用候補者ともに望んでないはずです。これらを防止するためにも、採用前に採用候補者の配慮事項を認識することで早期退職やトラブルのリスクを低減させることができます。

リファレンスチェックを行う目的

リファレンスチェックを行う目的には、以下のようなものが挙げられます。

採用精度を上げる・ミスマッチを減らす

人材採用には大きなコストが発生します。ミスマッチを可能な限り防ぐためにも、判断材料となる情報が多いことに越したことはありません。職務経歴書や面接では、分からない実際の勤務の態度や周囲とのコミュニケーションなど、リファレンスチェックは面接での評価に採用候補者の実態を知る第三者の視点を加えることで、採用の精度を上げることができます。

面接・書面での誇張や虚偽がないか確認する

応募書類や面接は、採用候補者の自己申告です。現実として、面接で思わず話を誇張してしまうことは少なくないでしょう。リファレンスチェックは、一緒に働いたことのある第三者の視点から情報を取得し、等身大の採用候補者を理解をすることができます。

入社後の早期活躍のために、育成計画を作成する

リファレンスチェックの結果をもとに事前に育成計画を作成することで、入社後の早期活躍をサポートすることができます。また、リファレンスチェックの結果を配属先に共有することで受け入れる側の理解も深まり、オンボーディングがスムーズになります。

リファレンスチェックの種類

リファレンスチェックを分けると、大きく次の2パターンがあります。

【電話型】

第三者機関が間に入ることが多く、電話やzoomなどのオンラインツールを利用して推薦者から回答を取得します。柔軟な対応がしやすいのが大きなメリットですが、推薦者との調整が必要となります。回答を得るのに時間がかかるため選考期間が長くなりやすいといったデメリットもあります。

【Web型】

Web完結で、アンケート形式で回答を行うのが特徴です。アンケートは事前に決めておいたものなので電話型ほど柔軟ではありませんが、対応が簡単・24時間いつでも回答できる・選考スピードに影響しにくい、といったメリットがあります。最近ではWeb型での実施が一般的となってきました。

[参考]バックグラウンドチェック

同じように第三者から情報を取得する手法として「バックグラウンドチェック」があります。バックグラウンドチェックは候補者から提供された経歴に関する情報が真実であるという裏付けを取るための調査をすることで、調査内容は、身元、反社・犯罪情報、訴訟、破産歴の確認などです。クレジットカードの審査に近いイメージで、働きぶりを取得するリファレンスチェックとは取得できる情報が異なります。

【参考】バックグラウンドチェックとは？その効果と具体的な流れを解説します

リファレンスチェックの実施タイミング

リファレンスチェックは、「最終選考前」や「内定前」に実施されることが多いです。回答結果が次の面接や内定の補助情報となります。また、リファレンスチェックは採用候補者に一定の負荷がかかる選考手法のため、多くは後半の選考に実施されています。ただし、リファレンスチェックの結果をもとに内定取り消しを行うことは基本的にできませんので、内定前のタイミングで実施いただくことを推奨しております。