身辺調査はなぜ必要？メリットと具体的な調査方法3つをご紹介

昨今では、採用時に身辺調査を実施する企業が増えています。身辺調査とは、個人の経歴や背景から、どういった人物かを調べることです。身辺調査は、もともと警察官や金融機関の採用などで限定的に実施されていましたが、今では一般企業にも導入されています。そこで今回は、採用における身辺調査の必要性・メリットをはじめ、具体的な調査方法も解説します。

 

採用候補者に実施する身辺調査とは？

採用候補者に実施する身辺調査とは、履歴書や職務経歴書の記述内容や本人が面接で話した内容に対し、「事実と反する部分がないか」を調べることです。採用候補者に身辺調査を実施すると、採用する前に事実との相違をチェックできるため、採用活動の精度向上やトラブルを事前に防げるといった効果が期待できます。

そもそも身辺調査とは？

身辺調査とは、対象者に対し「経歴・素行・関係している人物などの調査」を行い、依頼主にとって問題がないかを調べる行為です。身辺調査の目的は、配偶者への浮気調査・家出人の身元確認・自分に対する他者からの評価チェックなど、多岐にわたります。昨今では、企業による採用時の調査でも活用されています。身辺調査は個人のプライバシーに関わるため、人権に配慮した適切な対応が不可欠です。

身辺調査を実施するタイミング

採用候補者に身辺調査を実施するベストタイミングは、内定前だといえます。採用候補者の入社意欲が低い段階で実施すると、選考辞退につながる可能性が高いためです。選考が進み入社意欲も高まってきた内定前であれば、調査を実施しても辞退につながる可能性を最小限に抑えられます。

また、身辺調査にはコストや労力がかかるため、調査対象者は採用の確度が高い人に絞る必要があることからも、候補を限定した「内定前の実施」がベストだといえるでしょう。

採用時に適した身辺調査の種類

採用時に必要な調査情報は、学歴・職歴の相違有無や前職での評判などです。浮気調査のように「尾行や張り込みといった多大なコスト」を要する調査は必要ないでしょう。

採用に適した身辺調査の方法は、リファレンスチェックです。リファレンスチェックを訳すと職歴調査で、対象者の「前職での行動・評判」や「職歴や学歴の相違有無」を確認します。

コスト面においても無駄がなく、適切に実施できる点が特徴です。

リファレンスチェックは違法ではないの？

結論から述べると、リファレンスチェックの実施自体は違法ではありません。

しかし、個人情報保護法の観点から、第三者が本人の同意なしに個人データを提供すると違法になります。（※リファレンスチェックをする企業ではなく、質問に回答した前職の企業側が違反になる）

そのため、調査前には対象者本人から同意を得ることが必須です。

【参考】リファレンスチェックは違法なのか？弁護士に直接聞いてみた

 

企業が採用時に身辺調査をする必要性とメリット

先述のとおり、一般企業でも採用時に身辺調査を実施するケースが増えています。

「採用時に採用候補者の身辺調査をする必要性」は、どういったものなのでしょうか？身辺調査をする必要性とメリットについて解説します。

採用ミスマッチ回避による採用精度の向上

身辺調査を実施すると、学歴や職歴詐称といった重大な事態を防止できるだけでなく、採用ミスマッチの回避にもつながります。前職の関係者から客観的な意見を聞くことで、書類選考や面接では把握できない「素の部分」や「ヒアリングできていない内容」に触れられる可能性があるためです。

前の勤務先だからこそ知る素性との照合によって、自社とマッチすると確証できるパターンもあれば、ミスマッチに気づくパターンもあるでしょう。

いずれにしても、身辺調査の実施によって、採用精度の向上が期待できます。

採用トラブル回避によって企業の立場・安全を守る

採用トラブルが発生すると、企業の立場・安全を脅かす事態にまで発展する可能性があります。例えば、採用者が「約束破りの常習犯」だった場合、クライアントとの打合せで頻繁に遅刻するかもしれません。

ルーズな様子を見て、クライアントは企業の管理体制を不安視し、契約の続行を見送ることもあるでしょう。約束を遵守できずクライアントの要望に応えられなければ、損害賠償請求に発展する可能性もあります。

身辺調査を実施すれば採用候補者の素性がわかるため、採用トラブルを未然に防ぎ、企業の立場・安全を守ることが可能です。

採用担当者の負担減少

身辺調査を実施すると、ミスマッチな人材や問題を抱える人といった「採用する必要のない人物」や「トラブル要因となる人物」を一定数において排除できます。

採用担当者の目線で見れば、不要な採用を防げるため、入社手続きやトラブル対応などに割く時間を減らせるでしょう。度重なる書類選考や面接など、採用活動そのものに費やす時間も削減できます。

また、採用サイトや転職エージェントを利用している場合には、身辺調査によって無駄な採用を防げることから、採用にかかる広告費や成功報酬の適性化にも直結します。

企業と従業員における精神衛生面の維持

ミスマッチな人物や経歴詐称者を採用した過去がある場合、新たな採用を行うたびに「この人を採用して大丈夫か」と、不安になるでしょう。

採用候補者にネガティブ感情を持つ状況は、採用担当者の精神面に悪影響を与えがちです。企業側のマイナス感情は、採用候補者や既存従業員にも伝わるものです。

一方、身辺調査を実施すれば調査結果によってクリアになるため、「この人は採用しても大丈夫だ」と自信を持って対応できるでしょう。調査された本人も「自分を知ってもらえた」といった安心感を抱きやすくなります。

また「適切な調査を行う企業だから信頼できる」といった気持ちも、芽生えやすくなるでしょう。

 

採用候補者に身辺調査をするデメリット

採用候補者の身辺調査には、多くのメリットがあるものの、デメリットも存在します。身辺調査を検討する際には、メリットとデメリットを踏まえたうえで判断すると良いでしょう。採用候補者への身辺調査で考えられるデメリットは、以下のとおりです。

採用候補者数の減少

採用時に身辺調査を実施する際には、個人情報の観点などから、対象者に対して「調査への同意」を得る必要があります。同意を得る段階で採用候補者の入社意欲が低ければ、選考辞退の可能性が高まります。

また、本人に「学歴や職歴詐称の自覚」があれば、自ら選考を辞退するでしょう。身辺調査によって、採用候補者の減少が想定されるものの、不必要な採用や確度の低い採用を避けられる利点があるともいえます。

時間や料金がかかる

身辺調査は一般的な採用業務とは別に実施することから、その分時間がかかります。また、素人対応だと難易度が高いため、プロへ依頼する企業も多いでしょう。

外部に依頼すると別途料金が発生するものの、身辺調査の実施によって早期離職などの損失防止が期待できます。

エン転職によると、入社3か月以内の早期離職での損失費用概算額は、1人あたり187.5万円です。

※出典：「エン転職」

時間やコストが発生しても、身辺調査によって、ミスマッチや経歴詐称発覚などによる早期離職を防止できればメリットのほうが大きいでしょう。

 

採用候補者への身辺調査・3つの方法

採用候補者に対する身辺調査は、基本的に次の3つの方法から選択します。それぞれの特徴やメリットなどを見ていきましょう。

自社で調査をする

自社でリファレンスチェックを実施する場合には、以下の流れを企業内で完結します。

・採用候補者から身辺調査への同意を得る
・リファレンス先（一般的には前職）へのヒアリング

自社での調査では上記に加え、「個人情報への配慮」や「適切なヒアリング方法」などの注意すべき点があり、担当者への負担は避けられません。

また、昨今では個人情報に対する意識が高くなっています。

そのため、個人情報の管理方法ややり方を理解しているサービス担当者に相談し、リファレンスチェックサービスを導入するとトラブルなく進めることができるでしょう。

探偵や興信所への依頼

探偵や興信所などの調査会社が実施する身辺調査は、正確にいうとリファレンスチェックではなく、浮気調査で実施するような一般的な身辺調査です。

調査会社による身辺調査は本人への同意が不要なため、気づかれないように調査する流れが一般的です。しかし、採用候補者の同意もなく調査をしている事実が発覚すれば、企業へのイメージダウンは避けられないでしょう。

また、調査会社に依頼した場合、採用に不要な情報の入手などにより、人権侵害につながる可能性もあります。適切な調査会社を見抜く能力も必要です。

リファレンスチェックサービスの外部機関への依頼

リファレンスチェックサービスを扱う事業者であれば、必要な情報だけを入手するため、プライバシーおよび費用面においても安心です。リファレンスチェックで迷う場合には、「TRUST POCKET」がおすすめです。

 

まとめ

採用時の身辺調査に適した方法は、リファレンスチェックです。採用に必要な情報のみを入手し、ミスマッチな人物や経歴詐称者などを、一定数において排除できます。不要な採用を防ぐため、採用担当者の負担減少や採用トラブルの回避にもつながるでしょう。

また、リファレンスチェックは、専門サービスを利用するのがベストです。

ヒアリングのコツを押さえている点はもちろんのこと、信頼性の高いサービスであるほど安心感を持って対応できるので、ヒアリング先も応じてくれる可能性が高くなります。

ミスマッチの排除によって、効果的な採用活動を実現したい場合には、マイナビのリファレンスチェックサービス「TRUST POCKET」を検討してみてはいかがでしょうか。

ミスマッチについては下記コラムでも掲載していますので、気になる方はぜひご覧ください。

【参考】   採用のミスマッチとは？なぜ発生するのか？原因と解決策を紹介します

 

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採用のミスマッチを軽減したり入社後の早期活躍に活用するために、リファレンスチェックを実施する企業も少しずつ増加しています。
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